Arrêté royal portant exécution des articles 1er, 5 et 6bis de la loi du 24 juin 1955 relative aux archives, de 18 août 2010
TITRE Ier. - Définitions
Article 1er. Pour l'application du présent arrêté, il y a lieu d'entendre par :
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" Loi ", la loi du 24 juin 1955 relative aux Archives;
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" Archives ", tous les documents qui, quels que soient leur date, leur forme matérielle, leur stade d'élaboration ou leur support, sont destinés, par leur nature, à être conservés par une autorité publique ou par une personne privée, une société ou une association de droit privé, dans la mesure où ces documents ont été reçus ou produits dans l'exercice de ses activités, de ses fonctions ou pour maintenir ses droits et obligations;
Sont également compris dans les documents repris à l'alinéa précédent, ceux qui sont entrés dans le domaine de l'Etat belge et de ses prédécesseurs en droit par voie de cession à titre gratuit ou onéreux, incorporation, sécularisation, nationalisation, confiscation, dévolution, don ou legs.
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" Transfert d'archives ", terme général désignant la transmission de la gestion d'archives soit au même propriétaire (par voie de versement) soit à un autre propriétaire (par voie de dépôt), ou bien la transmission de la propriété des archives (par voie de don ou de legs);
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" Archives de l'Etat ", les Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les provinces;
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" Ministre ", le Ministre qui a les Archives de l'Etat dans ses attributions;
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" Archiviste général du Royaume ", le Directeur général des Archives de l'Etat ou son délégué;
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" Délégué ", membre du personnel des Archives de l'Etat délégué par l'Archiviste général du Royaume à une mission définie par le présent arrêté;
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" Service(s) public(s) ", les autorités qui sont définies à l'article 1er de la Loi.
TITRE II. - Le transfert des archives des services publics aux Archives de l'Etat
CHAPITRE Ier. - Délais de transfert
Section 1re. - Transfert des archives de trente ans ou plus, mentionnées à l'article 1er alinéa 1er de la Loi
Art. 2. Pour les archives mentionnées à l'article 1er, alinéa 1er de la Loi, la période transitoire prévue à l'article 6bis de la loi s'achèvera, au plus tard, dix ans après la date de la publication du présent arrêté au Moniteur belge.
Art. 3. De commun accord entre le service public concerné et l'Archiviste général du Royaume, le transfert de ces archives peut être échelonné sur une période de dix ans après la publication du présent arrêté au Moniteur belge.
Les archives ayant plus de cent ans au moment de la publication de cet arrêté sont transférées au plus tard dans un délai d'un an.
Art. 4. Lorsqu'un service public ne se conforme pas aux dispositions relatives au transfert de ses archives, l'Archiviste général du Royaume avertit le Ministre ainsi que le(s) Ministre(s) de tutelle concerné(s). L'Archiviste général du Royaume, le Ministre ou les Ministres de tutelle concernés peuvent prendre des mesures de rectification à cet effet.
Section 2. - Transfert des archives mentionnées à l'article 1er, alinéa 2, de la Loi
Art. 5. L'Archiviste général du Royaume est autorisé à conclure des contrats de dépôt avec les services publics mentionnés à l'article 1er, alinéa 2, de la Loi, en vue du transfert de leurs archives. Ces contrats sont conclus pour un terme d'au moins trente ans et peuvent être reconduits.
Section 3. - Transfert des archives mentionnées à l'article 1er, troisième alinéa de la Loi
Art. 6. Les archives mentionnées à l'article 1er, alinéa 3 de la Loi qui n'ont plus d'utilité administrative pour le service public et dont la conservation pérenne et l'accessibilité ne peuvent plus être garanties par le service public ou son successeur en droit qui les a produites, peuvent être transférées aux Archives de l'Etat. Le transfert des archives mentionnées à l'article 1, alinéa 3 de la Loi, fait l'objet d'un contrat de dépôt qui est conclu entre l'Archiviste général du Royaume et le service public concerné. Ce contrat de dépôt court jusqu'à ce que le terme visé à l'article 1er, alinéas 1er et 2 de la Loi, soit expiré.
Cette disposition s'applique aussi aux archives qui ont fait l'objet d'un microfilmage ou d'une numérisation par un service public.
CHAPITRE II. - Dépôt d'archives où les archives doivent être transférées
Art. 7. Les dépôts d'archives où les archives doivent être transférées sont déterminés, pour les services publics mentionnés à l'article 1er, alinéas 1er à 3, de la Loi, comme suit :
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pour les archives des services publics dont les compétences couvrent ou ont couvert l'ensemble du pays ou la majeure partie de ce dernier, aux Archives générales du Royaume;
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pour les archives des services publics dont les compétences ne couvrent pas ou n'ont pas couvert l'ensemble du pays ou la majeure partie de celui-ci, aux Archives de l'Etat du ressort où le siège du service public se situe ou se situait au moment de sa suppression;
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pour les archives numériques des services publics, aux Archives de l'Etat désignées par l'Archiviste général du Royaume.
Art. 8. Par dérogation à l'article 7, l'Archiviste général du Royaume peut, en cas de force majeure, désigner à titre provisoire d'autres dépôts d'archives. Il en informe le Conseil scientifique des Archives de l'Etat, les dépôts d'archives concernés ainsi que les services publics concernés et le public.
CHAPITRE III. - Dispenses
Art. 9. Le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement ainsi que le Ministère de la Défense sont dispensés du transfert de leurs archives de moins de cinquante ans à condition que :
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la pérennité, l'authenticité, l'intégrité, le classement, l'accessibilité et la lisibilité de ces archives soient assurés, comme défini aux articles 14, 15 et 16;
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le public puisse consulter ces archives dans les mêmes conditions qu'aux Archives de l'Etat.
Art. 10. Les documents visés à l'article 1er, alinéa 1er de la Loi qui présentent encore une utilité administrative, peuvent être dispensées de transfert par l'Archiviste général du Royaume et cela pour un délai de dix ans renouvelable. Le service public demandeur doit démontrer l'utilité administrative de ces archives.
La bonne conservation et la consultation publique de ces archives doivent en tout cas être garanties.
Art. 11. Les archives produites par les services publics visés à l'article 1er de la Loi appartiennent à leur domaine public respectif. Ce caractère public étant imprescriptible, il rend ces archives inaliénables.
CHAPITRE IV. - Etat dans lequel les archives doivent être transférées aux Archives de l'Etat
Art. 12. § 1er. Au moment du transfert, les archives doivent être en bon état, ce qui implique que la pérennité, l'authenticité, l'intégrité, le classement, l'accessibilité et la lisibilité du support de l'information et des données qui y sont enregistrées soient garantis, tout au long de leur cycle de vie et cela conformément aux directives des Archives de l'Etat.
§ 2. Si une partie des archives destinées à la conservation définitive ne remplit pas les conditions stipulées au précédent paragraphe du présent article, un état en sera dressé en commun par le délégué de l'Archiviste général du Royaume et le responsable du service public concerné et annexé à l'inventaire mentionné à l'article 17.
§ 3. Les archives transférées doivent être documentées de telle manière que la consultation de l'information en reste garantie. Les Archives de l'Etat communiquent aux services versants les directives nécessaires à cet effet.
Art. 13. § 1er. Les archives doivent faire l'objet d'un tri avant le transfert, conformément aux dispositions des articles 11 à 15 de l'arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 5 et 6 de la Loi.
§ 2. L'exécution du tri, c'est-à-dire la séparation des archives à conserver de façon permanente de celles qui sont destinées à la destruction, est effectuée à l'intervention et aux frais du service public intéressé ou de ses successeurs en droit.
Art. 14. Les archives non numériques doivent, avant leur transfert, être le cas échéant dépoussiérées et désinfectées. Elles seront débarrassées des matériaux nuisibles et emballées dans des conditionnements qui répondent aux exigences minimales de qualité conformes au cahier des charges rédigé par les Archives de l'Etat.
Art. 15. Les archives doivent être transférées en bon ordre de classement. Le classement s'effectue selon un ordre systématique soumis par le service public versant aux Archives de l'Etat pour approbation.
Art. 16. Les archives sont considérées comme accessibles lorsqu'elles peuvent être décrites et mises à disposition des utilisateurs pour consultation dans un délai raisonnable.
Art. 17. Chaque transfert doit être accompagné d'un inventaire approuvé et conforme aux directives définies et communiquées par l'Archiviste général du Royaume.
Art. 18. Tous les instruments de recherche permettant d'identifier les documents isolés ou les dossiers, tels que répertoires, fichiers et banques de données, en original ou en copie, doivent être transférés aux Archives de l'Etat en même temps que les dossiers et les documents auxquels ils réfèrent et ils doivent être décrits dans l'inventaire mentionné à l'article 17.
CHAPITRE V. - Procédure de transfert
Art. 19. Le service public qui souhaite procéder à un transfert avertit les Archives de l'Etat au minimum trois mois avant la date prévue de ce transfert.
Art. 20. Les archives à transférer répondent aux dispositions stipulées sous le titre II, chapitre IV du présent arrêté.
Si les archives à transférer n'y répondent pas, l'Archiviste général du Royaume fera exécuter, aux frais du service public défaillant, les opérations nécessaires afin de garantir la pérennité, l'authenticité, l'intégrité, le classement, l'accessibilité et la lisibilité des archives transférées, comme stipulé au Titre II, chapitre IV du présent arrêté. Ces travaux peuvent comporter aussi des opérations de restauration.
Lors du transfert d'archives, celles-ci doivent être libres de droit, sans contrainte et exemptes de contrats d'emprunt ou d'exploitation...
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