Arrêté royal relatif aux activités d'audit interne dans certains services du pouvoir exécutif fédéral., de 17 août 2007
TITRE Ier. - Finalité des activités d'audit interne.
CHAPITRE Ier. - Portée du présent arrêté et terminologie.
Article 1. Le présent arrêté s'applique :
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aux services publics fédéraux et aux services publics fédéraux de programmation ainsi qu'aux services qui en dépendent,
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au Ministère de la Défense,
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à l'Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire,
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à l'Agence fédérale d'Accueil des Demandeurs d'Asile,
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au Service des Pensions du Secteur public,
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à l'Agence fédérale des médicaments et des produits de santé,
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à la Régie des Bâtiments.
Art. 2. § 1er. Dans le présent arrêté, on entend par :
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" Service " : chacune des entités visées à l'article 1er,
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" auditeur interne " : toute personne exerçant des activités d'audit interne conformes aux dispositions du présent arrêté, quels que soient son statut et ses modalités d'intervention,
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" responsable des activités d'audit interne " : le titulaire de la fonction d'encadrement dont la responsabilité porte sur l'organisation, la mise en oeuvre et le suivi des activités d'audit interne dans un Service ou des Services,
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" Dirigeant " : le responsable administratif de plus haut niveau de chacun des Services,
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" management " : toutes les personnes qui ont un pouvoir de décision sur l'organisation des activités du Service,
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" ministre concerné " : le ministre ou le secrétaire d'Etat qui a le Service considéré dans ses attributions,
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" Ministre du Budget " : le ministre qui a le Budget dans ses attributions,
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" Ministre de la Fonction publique " : le ministre qui a la Fonction publique dans ses attributions.
§ 2. Lorsqu'un Service est rattaché à plusieurs ministres, à un ou des ministre(s) et à un ou des secrétaire(s) d'Etat, les dispositions qui visent le ministre concerné, tel que défini au 6° du paragraphe précédent, doivent être lues de manière à tenir compte de cette pluralité.
CHAPITRE II. - Mission de base.
Art. 3. § 1er. Dans chacun des Services visés à l'article 1er, la fiabilité du système de contrôle interne est évaluée au moyen d'activites d'audit interne.
Conçues et réalisées sur la base d'une approche indépendante, objective, systématique et méthodique, ces activités donnent au Service une assurance raisonnable sur le degré de maîtrise de ses opérations et lui apporte des conseils pour les améliorer.
Ces activités sont exercées sous le contrôle du Comite d'audit de l'Administration fédérale, institué par l'arrêté royal du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale.
Cette évaluation donne lieu à un dialogue entre les auditeurs internes et le management et débouche sur la formulation de recommandations destinées à l'amélioration du système de contrôle interne et à la correction des faiblesses qui l'affectent. Ces recommandations sont adressées aux responsables concernés, chacun pour ce qui relève de sa compétence. Ces responsables sont tenus de prendre ces recommandations en considération. Leur prise en compte fait l'objet d'un suivi conformément aux dispositions de l'article 10 du présent arrêté.
§ 2. Les activités d'audit interne visent à l'amélioration des activités, processus, procédures et structures qui relèvent de l'autorité du Dirigeant et qui concourent à la fourniture des services publics ou entraînent des recettes ou des dépenses publiques.
Les activités d'audit interne ne portent pas sur l'évaluation des personnes.
Les auditeurs internes ont une obligation de moyens.
TITRE II. - Organisation des activités d'audit interne.
CHAPITRE Ier. - Principes d'organisation des activités d'audit interne.
Art. 4. La définition des conditions d'exécution des activités d'audit interne, de leurs moyens d'action et de leurs critères de qualité relève des normes internationales pour la pratique de l'audit interne établies par l'Institute of Internal Auditors (IIA).
L'organisation de ces activités est définie en accord avec le Comité d'audit de l'Administration fédérale. Le Dirigeant n'a pas de pouvoir de décision sur leur champ d'intervention ni sur la diffusion des résultats.
Les activités d'audit interne sont organisées de manière à ce que les organes de contrôle externe puissent le cas échéant s'appuyer valablement sur leurs conclusions.
Les activités d'audit interne sont soumises au moins tous les cinq ans à une évaluation externe réalisée par un évaluateur ou équipe qualifiée et indépendante, formée de personnes extérieures au Service.
Art. 5. § 1er. Les activités d'audit interne couvrent l'ensemble des objectifs du système de contrôle interne d'un Service. Les priorités sont reprises dans un programme de travail établi par le responsable des activités d'audit interne. Le Dirigeant peut lui communiquer des informations pertinentes, en tenant compte de son analyse de risques.
Le programme de travail est soumis par le responsable des activités d'audit interne à l'approbation du Comité d'audit de l'Administration fédérale. Il est défini sur base d'une analyse de risques spécifique présentée par le responsable des activités d'audit interne et actualisée régulièrement. Les modifications du programme de travail et tous documents complémentaires doivent être eux aussi approuvés par le Comité d'audit de l'Administration fédérale. Le Comité d'audit peut toutefois renoncer à l'approbation préalable des modifications minimes ou urgentes.
Après approbation par le Comité d'audit de l'Administration fédérale, le responsable des activités d'audit interne communique son programme de travail au Dirigeant.
§ 2. Pour les processus comprenant des opérations soumises à un contrôle exerce par des organes extérieurs au Service, le responsable des activités d'audit interne peut, sur avis favorable du Comité d'audit de l'Administration fédérale, conclure des protocoles formalisant les modalités de coordination des tâches et de partage des informations.
En tout état de cause, le responsable des activités d'audit interne conclut, sur avis favorable du Comité d'audit de l'Administration fédérale, un protocole avec l'Inspection des Finances en vue de formaliser les modalités de coordination des tâches et de partage des informations pour l'analyse des processus impliquant des procédures de marché public, d'octroi de subsides facultatifs et d'embauche de personnel contractuel. Pour ce faire, il tient compte le cas échéant du protocole visé à l'article 12, 5°, de l'arrêté royal du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale.
§ 3. Le programme de travail prévoit qu'une partie déterminée des moyens du service d'audit interne pourra être employée pour répondre à des demandes spécifiques régies par l'article 6.
Art. 6. § 1er. Par " demande spécifique ", on entend une demande relative à une mission dont les objectifs, la nature et le champ sont définis par le demandeur.
Les demandes spécifiques émanent :
- du ministre concerné,
- ou du Dirigeant,
- ou du Comité d'audit de l'Administration fédérale, le cas échéant sur saisine du Conseil des Ministres, du Ministre du Budget ou du Ministre de la Fonction publique.
§ 2. Lorsqu'il reçoit des demandes specifiques, le responsable des activités d'audit interne les considère au cas par cas. S'il décide d'accepter une mission, il l'intègre au programme de travail visé à l'article 5, § 1er.
La nature de ces missions, la charge de travail qu'elles impliquent et les relations qu'elles induisent entre les auditeurs internes et le management doivent être compatibles avec les exigences de la mission de base définie à l'article 3.
Toute activité qui supposerait une intervention des auditeurs internes dans des activités de prise de décision et de mise en oeuvre du contrôle interne doit être d'office écartée.
Les mêmes critères s'appliquent lorsque le service d'audit interne propre à un Service est sollicité pour prendre en charge des activités d'audit interne au profit d'un autre Service, comme envisagé à l'article 7, § 2, 3°.
§ 3. Si, dans le cadre fixé par les articles 12, 13 et 15, § 3, de l'arrêté royal du 16 novembre 1994 relatif au contrôle administratif et budgétaire, l'Inspection des Finances est chargée d'une mission d'évaluation des systèmes de gestion, le Chef de Corps de l'Inspection des Finances en informe le Comité d'audit de l'Administration fédérale.
Art. 7. § 1er. Dans chaque Service, les activités d'audit interne sont organisées, mises en oeuvre et suivies sous l'autorité du responsable des activités d'audit interne.
Ce responsable est le chef du service d'audit interne ou du service d'audit interne partagé visés au § 2. Il est titulaire d'une fonction d'encadrement et, sauf dispositions contraires dans le présent arrêté, il est désigné :
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pour ce qui concerne les Services visés à l'article 1, 1° et 2°, conformément à l'arrêté royal du 2 octobre 2002 relatif à la désignation et à l'exercice des fonctions d'encadrement dans les services publics fédéraux et les services publics fédéraux de programmation;
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pour ce qui concerne les Services visés à l'article 1, 3° au 7° compris, conformément à l'arrêté royal du 16 novembre 2006 relatif a la désignation et à l'exercice des fonctions de management et d'encadrement dans certains organismes d'intérêt public.
Ces dispositions doivent être lues en tenant compte de l'option retenue par le ministre concerné en application des §§ 2 et 5.
Le responsable des activités d'audit interne exerce ses fonctions de manière indépendante et conformément au présent arrêté. Il fait rapport sur ses activités au Comité d'audit de l'Administration fédérale et communique directement, confidentiellement et librement avec lui. Il lui fournit les informations, rapports et documents qu'il lui demande.
Un même responsable des activités d'audit interne peut partager son temps entre plusieurs Services, à condition d'être affecté exclusivement à des activites d'audit interne dans chacun de ces Services.
§ 2. Les activités d'audit interne s'exercent de l'une des trois manières suivantes :
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création d'un service spécifique...
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