18 MARS 2020. - Arrêté royal portant l'introduction de la Banque des actes notariés

RAPPORT AU ROI

Exposé général

Dans le cadre de l'informatisation de la Justice, la loi du 6 mai 2009 portant des dispositions diverses a introduit dans la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat la possibilité de passer des actes notariés qui n'existent que sous forme dématérialisée, et elle l'a associée à la création d'une Banque des actes notariés pour en permettre une conservation sécurisée et de longue durée. Celle-ci conserverait également les copies dématérialisées des actes qui seraient encore reçus sous format papier. Un tel projet devait s'accompagner d'analyses juridiques et techniques profondes, de même que de développements, de telle sorte qu'il fut décidé dans la loi de régler par Arrêté Royal l'élaboration des modalités spécifiques pour la création et le fonctionnement de la Banque des actes notariés.

Le projet d'arrêté royal a été soumis à (à l'époque) la Commission pour la protection de la vie privée, qui a rendu son avis (avis n° 07/2012 du 8 février 2012). Des adaptations du projet à l'avis ont été effectuées mais ceci n'a pas pu être finalisé dans la législature qui était en cour pour diverses raisons. D'une part, ce projet a été confronté à des initiatives liées, dont l'informatisation qui était alors en cours du SPF finances et de l'échange électronique de données entre les études notariales et la Documentation patrimoniale, et en particulier les bureaux de l'enregistrement et les bureaux d'hypothèque. A cet égard il existe de nombreuses interdépendances entre les deux projets d'informatisation, où les implications techniques impactent aussi les modalités des copies dématérialisées dans NABAN. D'autre part, afin de rencontrer de manière optimale les remarques de la Commission pour la protection de la vie privée, une adaptation du cadre légal de NABAN même, relatif à l'instance responsable pour la gestion et le traitement des données, était nécessaire. Différentes analyses ont été complétées entretemps qui ont révélées que les limitations techniques qui existent encore pour l'archivage à très long terme nécessitaient une approche en phases pour la création de la Banque des actes notariés. Ces deux dernières constatations ont eu pour effet que la loi du 6 juillet 2017 portant simplification, harmonisation, informatisation et modernisation de dispositions de droit civil et de procédure civile ainsi que du notariat, et portant diverses mesures en matière de justice a opté de clarifier la gestion de la Banque des actes notariés et de créer la Banque des actes notariés en phases, pour démarrer en premier lieu avec les copies dématérialisées des actes reçus en format papier. Les actes notariés appartiennent en effet au domaine public et ils doivent en principe pouvoir être conservés pour l'éternité. A l'occasion de l'adaptation par la loi du 6 juillet 2017 il a en outre été stipulé que la Banque des actes notariés entrerait en vigueur au plus tard au 1er janvier 2020.

Le présent arrêté royal est la continuation de ce processus qui a été redémarré avec la loi du 6 juillet 2017. Comme le Roi doit, en accompagnement de l'entrée en vigueur au 1er janvier 2020, déterminer les modalités et les conditions selon lesquelles la Banque des actes notariés sera créée, gérée et organisée, son accès et les modalités de la rédaction et conservation des copies dématérialisées des actes, ce projet d'arrêté royal fait partie des affaires courantes.

Le Chapitre 4 de la loi du 6 mai 2009 portant des dispositions diverses a introduit dans la loi organique sur le notariat (loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat) la possibilité de recevoir des actes notariés qui n'existent que sous forme dématérialisée, et il l'a associée à la création d'une Banque des actes notariés (NABAN en abrégé) pour en permettre une conservation sécurisée. Il a été prévu à cette occasion que la Banque des actes notariés contiendrait une copie dématérialisée de tous les actes reçus sur support papier, de sorte que le citoyen puisse y trouver un aperçu de tous les actes auxquels il a été partie après la mise en place de NABAN. En raison des importantes analyses techniques et juridiques et développements y associés, il a été décidé de régler l'élaboration des modalités spécifiques pour la création et le fonctionnement de NABAN et la détermination des mesures nécessaires pour garantir l'inaltérabilité, la confidentialité et la conservation des copies des actes notariés conservés dans NABAN, par Arrêté Royal.

En raison des limitations technologiques qui existent encore pour l'archivage à très long terme qui doit s'accompagner d'une lisibilité et inaltérabilité de l'acte, la loi du 6 juillet 2017 portant simplification, harmonisation, informatisation et modernisation de dispositions de droit civil et de procédure civile ainsi que du notariat, et portant diverses mesures en matière de justice a opté de clarifier la gestion de la Banque des actes notariés et de créer la Banque des actes notariés en phases, pour démarrer en premier lieu au 1er janvier 2020 avec les copies dématérialisées des actes reçus en format papier.

La conservation devra pouvoir garantir que la copie dématérialisée de l'acte restera lisible malgré des évolutions futures dans le logiciel, reste inchangé et soit sécurisé face à d'éventuelles effractions virtuelles, que le support sur lequel il est enregistré ne soit pas inexploitable ou ne devienne pas illisible, etc. mais également que la vie privée des parties concernées soit respectée en tout temps. C'est la raison pour laquelle la loi du 6 mai 2009 a inséré un nouvel article 18 dans la loi organique sur le notariat, lequel crée une Banque des actes notariés centrale, où sont conservées les copies de tous les actes reçus par des notaires. NABAN sera gérée par la Fédération Royale du Notariat belge. La loi stipule en même temps qu'e la copie dématérialisée qui sera repris dans NABAN, aura a la même valeur probante qu'une première expédition. La Banque des actes notariés constitue ainsi une source authentique complète en ce qui concerne les actes notariés.

Outre la conservation assurée, l'établissement de NABAN rapproche également l'acte authentique des parties, maintenant qu'elles pourront consulter directement leurs actes en s'identifiant au moyen de leur carte d'identité électronique ou d'un moyen d'identification équivalent qui est supporté par le système.

Enfin, le texte a été clarifié et complété suite aux observations de l'Autorité pour la protection des données (avis n° 10/2020 du 31 janvier 2020) et du Conseil d'Etat.

Concernant l'observation du Conseil d'Etat selon laquelle certaines délégations impliqueraient un certain pouvoir d'appréciation en opportunité (avis n° 66.830/2 du Conseil d'Etat donné le 13 janvier 2020, n° 3), il faut souligner que dans les dispositions qui sont retenues, il s'agit uniquement de procédures et modalités techniques, qui n'impliquent pas d'appréciation en opportunité et qui ne nécessitent pas d'approbation ou ratification formelle. Les délégations affectées au gestionnaire par le présent arrêté, doivent en outre être lu à la lumière des obligations de la Fédération Royale du Notariat belge comme le responsable du traitement des données à caractère personnel comme prévu par le Règlement (EU) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE. Dans la mesure que la gestion des accès à la Banque des actes notariés donnerait lieu aux décisions d'un caractère discrétionnaire, et ceci dans les limites du cadre légal existant en matière de l'accès aux actes notariés (infra, articles 13-15), la réglementation sur le traitement des données à caractère personnel prévoit déjà des voies auxquels des intéressés peuvent s'adresser pour obtenir des mises au point.

En vue des objectifs susmentionnés, le présent Arrêté Royal régit l'établissement de NABAN, l'accès à celle-ci et les modalités techniques selon lesquelles les copies dématérialisées des actes sur support papier seront dressées et conservées.

Commentaire des articles

Article 1

Le présent article définit un certain nombre de notions abordées plus loin dans l'AR.

Par la notion de "vérification d'accès" est visée la procédure devant permettre à quelqu'un (notaire ou partie) de se connecter électroniquement et d'avoir accès à NABAN.

Le numéro d'identification des parties et des notaires sert à l'identification des personnes concernées pour avoir accès à NABAN et vise à assurer de manière suffisante qu'aucun accès illégitime peut être donné à des personnes non autorisées.

La notion de « copie dématérialisée » qui n'est pas définie plus amplement dans la loi, est précisée et alignée à la description qui a été donnée à l'expédition électronique qui est employé dans le cadre de la présentation par voir électronique des actes à l'enregistrement et au Bureau des hypothèques, où il est également prévu que celle-ci se fait par présentation d'une expédition électronique qui reprend uniquement la minute, y compris les mentions éventuelles au pied de celle-ci (art. 1, 2° de l'AR du 14 mars 2014 portant réglementation de la présentation à la formalité de l'enregistrement et à la publicité hypothécaire d'actes de certains fonctionnaires instrumentants). Comme lors de la présentation par voie électronique à l'enregistrement et aux hypothèques, il est également prévu qu'une copie des annexes doit aussi être déposée afin de donner une image entière et fidèle de l'acte.

Enfin, le Règlement (EU) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE a été inclus dans les définitions dès lors que celui-ci a eu un impact technique sur la formulation de certaines dispositions de cet arrêté royal.

Article 2

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