17 MARS 2021. - Arrêté royal relatif aux recherches à des fins généalogiques dans les actes de l'état civil et accordant l'accès à la BAEC aux Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat
RAPPORT AU ROI
Sire,
Le projet d'arrêté royal que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté a pour objectif, conformément au prescrit des articles 29, § 2, alinéa 3, et 79 de l'ancien Code civil, de déterminer par qui des copies et extraits d'actes de plus de cinquante, septante-cinq et cent ans peuvent être délivrés et leur mode de délivrance, et la manière dont les actes de l'état civil peuvent être consultés à des fins généalogiques.
La loi du 18 juin 2018 portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges (M.B. 2 juillet 2018), vise dans son Titre 2 la modernisation et l'informatisation de l'état civil et a pour objectif la création d'une Banque de données d'Actes de l'Etat Civil (BAEC) et la simplification des processus et des actes existants. Le présent arrêté royal s'inscrit dans la mise en oeuvre de cette loi.
Cette loi du 18 juin 2018, modifiée par la loi du 21 décembre 2018 portant des dispositions diverses en matière de justice, a retiré au tribunal de la famille la compétence d'octroi du consentement à l'exécution de certaines recherches ou à la délivrance d'une copie conforme ou d'un extrait sur la filiation des personnes que l'acte concerne.
En outre, le délai de publicité des actes de l'état civil de 100 ans a été différencié. Pour les actes de mariage, le délai est dorénavant de 75 ans et pour les actes de décès, de 50 ans. Pour les autres actes, le délai de 100 ans a été maintenu.
Ensuite, le législateur a confié au Roi la compétence de déterminer :
- par qui les copies et extraits d'actes de respectivement plus de 50, 75 et 100 ans peuvent être délivrés et leur mode de délivrance (art. 29, § 2, alinéa 3, de l'ancien Code civil) et
- de déterminer la manière dont les actes de l'état civil peuvent être consultés à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques (art. 79 de l'ancien Code civil).
Dans ce cadre, il convient de tenir compte du fait qu'il existe désormais différents registres en parallèle, à savoir les anciens registres papier de l'état civil et la BAEC.
L'intitulé du projet d'arrêté royal est complété suite à l'avis du Conseil d'Etat dès lors que le projet fixe de manière générale, une modalité d'obtention d'un extrait ou d'une copie d'actes de l'état civil publics, sans que l'obtention ou la consultation de ces actes soient limitées à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques.
Pour la même raison, la structure du projet est modifiée pour mieux faire apparaître cette distinction.
Le Conseil d'Etat estime de plus que les dispositions évoquées n'offrent pas un fondement légal suffisant pour l'article 4.
Dans son avis, le Conseil d'Etat considère qu'en vertu de la loi spéciale de réformes institutionnelles du 8 août 1980, il appartient effectivement au législateur fédéral de prévoir un fondement légal. Concernant l'état civil, il s'agit notamment des règlements prévues aux articles 125, 126, 127 et 132 de la nouvelle loi communale, dans la mesure où ils traitent des registres de l'état civil. L'article 126 de la nouvelle loi communale traite spécifiquement de la délivrance d'extraits et copies, de la légalisation de signatures et de la certification conforme de copies de documents par le bourgmestre et l'officier de l'état civil. Ensuite, le Conseil d'Etat évoque également l'article 173 de la Constitution, qui prévoit qu'une commune ne peut exiger des citoyens aucune autre rétribution que les impôts, sauf lorsque la loi le permet formellement.
Le fondement légal visé peut toutefois se trouver à l'article 13 de la loi du 12 novembre 1997 relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes : "La délivrance d'une copie d'un document administratif peut être soumise au paiement d'une rétribution dont le montant est fixé par le Conseil provincial ou communal. Les rétributions éventuellement demandées pour la délivrance de la copie ne peuvent en aucun cas excéder le prix coûtant."
L'imposition d'une rétribution est bien assortie de restrictions que le ministre de l'Intérieur de l'époque avait formulées concrètement comme suit : "En ce qui concerne la rétribution qui peut éventuellement être demandée, dans le cadre de la publicité active ou passive, pour la délivrance d'un document, il convient de faire observer qu'il est difficilement admissible que le législateur oblige les provinces et les communes à délivrer ces documents gratuitement et alourdisse de la sorte leur budget. Il est par conséquent prévu que la rétribution demandée pour la délivrance de copies est fixée par le collège provincial ou communal. La loi prévoit toutefois une limite : la rétribution éventuellement demandée ne peut en aucun cas excéder le prix coûtant. Le principe de la gratuité devrait s'appliquer pour le citoyen qui souhaite obtenir des avis et des informations d'intérêt général, mais il convient de prévoir la possibilité de demander une rétribution pour certains renseignements et documents, notamment lorsqu'un nombre anormalement élevé de documents est demandé ou lorsque la demande vise à entraver le fonctionnement de l'administration. En principe, l'accès à l'information (y compris la délivrance d'une copie) est donc gratuit, la possibilité de demander une rétribution visant uniquement à prévenir et à combattre les abus. Pour déterminer le prix coûtant, on peut tenir compte des frais de papier et éventuellement de l'amortissement de la machine à photocopier. En principe, les frais de personnel, de port, etc. ne peuvent pas être pris en considération, sauf dans des cas exceptionnels, par exemple, quand il faut immobiliser un membre du personnel pendant toute la journée à cause de la quantité de photocopies à faire. Pourtant, la rétribution demandée ne peut avoir pour but d'entraver la publicité et elle ne peut donc être dissuasive." (https://www.dekamer.be/FLWB/pdf/49/0871/49K0871005.pdf.)
La Commission d'accès aux documents administratifs est d'avis que les actes, registres et tables décennales de l'état civil sont des documents administratifs au sens de l'article 32 de la Constitution, de la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administration et de la loi du 12 novembre 1997 relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes, pour autant que ces documents se trouvent auprès d'une autorité administrative communale.
Ceci est expliqué dans la réponse du ministre de la Justice à la question n° 178 de M. Yves Leterme du 10 février 2004 sur l'application de l'article 45 (ancien) du Code civil et la délivrance de copies et d'extraits moyennant paiement. (https://www.dekamer.be/QRVA/pdf/51/51K0034.pdf ).
Dans son récent avis 2019-151 concernant le refus de l'accès à des informations de l'état civil, la Commission d'accès aux et de réutilisation des documents administratifs, confirme une nouvelle fois que les actes de l'état civil sont des documents administratifs et que sur cette base, la loi du 12 novembre 1997 est d'application : "[traduction libre] Il peut être conclu de ce qui précède que l'article 126 de la nouvelle loi communale concerne une matière qui a continué d'être de la compétence organique de l'Etat fédéral, de sorte que la loi du 12 novembre 1997 est en principe d'application." (https://www.ibz.rrn.fgov.be/fileadmin/user_upload/fr/com/ publicite/avis/2019/ADVIES-2019-151.pdf.)
L'article 126 de la nouvelle loi communale n'a pas été abrogé par la loi du 18 juin 2018.
Il existe également une jurisprudence qui confirme que les registres de l'état civil sont des documents administratifs au sens de la loi du 12 novembre 1997 relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes.
Ainsi, l'arrêt n° 1497 de la Cour d'Appel de Gand du 12 février 2003 sur le fait de demander une rétribution pour des actes de l'état civil :
"[...][traduction libre] Comme le premier juge le présume à juste titre, les registres de l'état civil sont des documents administratifs au sens de la loi du 12 novembre 1997 relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes.
L'article 2 de la loi précitée définit
-
une autorité administrative comme "une autorité administrative visée à l'article 14 des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat" ;
-
un document administratif comme "toute information, sous quelque forme que ce soit, dont une autorité administrative dispose".
L'autorité communale est une autorité administrative qui dispose des informations contenues dans les registres de l'état civil.
La constatation que ces éléments peuvent éventuellement avoir pour conséquence que les mêmes documents ou du moins les mêmes informations, conservés aussi bien auprès d'une autorité administrative qu'auprès d'un autre service, relèvent auprès de l'autorité administrative d'une forme plus grande de publicité qu'auprès de l'autre service ne porte pas préjudice à ce qui précède.
En principe, ladite loi du 12 novembre 1997 relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes, est dès lors applicable aux registres de l'état civil qui se trouvent à la Ville de Furnes. [...]"
Pour ce qui est des Archives de l'Etat, cette institution jouit d'une autonomie de gestion, à l'instar de tous les autres établissements scientifiques fédéraux.
Les Archives de l'Etat sont des services de l'Etat à gestion séparée et elles sont habilitées à tirer des revenus propres pour les services et produits qu'elles fournissent.
Dès que les actes de l'état civil sont transférés aux Archives de l'Etat, ils ne relèvent plus uniquement des dispositions en la matière du Code civil, mais bien également des règles de consultation propres aux Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les Provinces.
Le fondement juridique de la redevance due aux Archives de l'Etat se trouve dans l'article 128 de la loi du 28 décembre 1992 portant des dispositions fiscales, financières et diverses, qui...
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