15 MAI 2022. - Arrêté royal relatif à la maîtrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral, et modifiant les arrêtés royaux du 4 mai 2016 portant création du service fédéral d'audit interne et du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale

RAPPORT AU ROI,

Introduction

Sire,

L'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à votre signature découle d'une proposition d'un groupe de travail fédéral composé de membres du réseau thématique interdépartemental, tel que prévu à l'article 6, § 1er, alinéa 3 de l'arrêté royal du 17 août 2007 relatif au système de contrôle interne dans certains services du pouvoir exécutif fédéral (ci-après dénommé « l'arrêté royal de 2007 »). Ce groupe de travail a été mandaté le 11 février 2020 par les présidents des services publics fédéraux, les présidents des services publics de programmation et le Chef de la Défense.

L'arrêté royal de 2007 a créé pour chaque service public fédéral, pour chaque service public fédéral de programmation et pour le Ministère de la Défense l'obligation de garantir le bon fonctionnement de son système de contrôle interne. En d'autre termes, il a instauré pour chaque responsable l'obligation de mettre en place des mécanismes qui garantissent la réalisation des objectifs qui leur ont été assignés. L'arrêté royal de 2007 a en outre instauré pour la première fois, par le biais de l'article 7, une obligation de rapporter annuellement sur le fonctionnement du système de contrôle interne de l'époque.

Le présent arrêté royal remplace l'arrêté royal de 2007. Il modifie, clarifie et complète certaines dispositions en tenant compte des évolutions rencontrées au sein de l'administration fédérale depuis 2007 :

• la création de l'Audit fédéral interne par l'arrêté royal du 4 mai 2016 ;

• l'intégration du service public fédéral Budget et Contrôle de la Gestion au sein du Service public fédéral Stratégie et Appui, par l'arrêté royal du 22 février 2017 portant création du Service public fédéral Stratégie et Appui.

• la demande du Collège des Présidents du 5/11/2019 d'aligner la réglementation relative au contrôle interne et à l'audit interne à la situation actuelle.

En outre, l'arrêté royal du 21/12/2021 modifiant l'arrêté royal du 29 octobre 2001 relatif à la désignation et à l'exercice des fonctions de management dans les services publics fédéraux et les services publics fédéraux de programmation et modifiant l'arrêté royal du 2 octobre 2002 relatif à la désignation et à l'exercice des fonctions d'encadrement dans les services publics fédéraux et les services publics fédéraux de programmation permet de formuler des ambitions en matière de maîtrise de l'organisation pour les services publics fédéraux et les services publics fédéraux de programmation par le biais d'objectifs transversaux.

Cet arrêté royal a en outre pour objectif de contribuer à une simplification de la réglementation dans le sens où l'évaluation des domaines de gestion peut être utilisée comme

1) une mesure de la maturité de la maîtrise de l'organisation au sein du service ;

2) un rapportage au Comité d'audit de l'administration fédérale et à l'Audit interne fédéral pour indiquer dans quelle mesure les objectifs généraux en matière de maîtrise de l'organisation ont été atteints et pour donner une description sommaire du système pour la maîtrise de l'organisation ;

3) une base pour l'exécution d'audits (internes) et la définition d'actions d'amélioration.

Cette approche garantit l'uniformité, la continuité et l'efficacité dans la recherche d'amélioration.

Le cadre de travail choisi dans cet arrêté correspond aux critères internationalement reconnus en matière de contrôle interne COSO (Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission) de 2013. Le modèle COSO a ensuite été traduit dans le secteur public en modèle INTOSAI (International Organisation of Supreme Audit Institutions).

Le présent arrêté royal apporte également un certain nombre de modifications à l'arrêté royal du 4 mai 2016 portant création du Service fédéral d'audit interne et à l'arrêté royal du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale.

CHAPITRE Ier. - Définition et organisation

Champ d'application

Article 1er

L'article 1er définit le champ d'application du présent arrêté.

Afin de préserver la cohérence avec les arrêtés relatifs à la création du Service fédéral d'audit interne et du Comité d'audit de l'Administration fédérale, le champ d'application est le même que le champ d'application défini dans l'arrêté royal du 4 mai 2016 portant création du Service fédéral d'audit interne et dans l'arrêté royal du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale. Le Bureau fédéral du Plan n'a pas été intégré au champ d'application sur recommandation du Conseil Central de l'Economie.

Afin de stabiliser la définition du champ d'application, il est fait référence à des parties du champ d'application de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral.

En ce qui concerne les services d'administration générale (services publics fédéraux, services publics fédéraux de programmation, le Ministère de la Défense) et les services qui en dépendent, les articles 37 et 107, alinéa 2 de la Constitution accordent au Roi la compétence de régler l'organisation de ces services. Tant la jurisprudence que la doctrine déduisent des dispositions constitutionnelles ci-dessus que la création et l'organisation des services d'administration générale relèvent exclusivement de la compétence du Roi.

L'article 6 de la loi du 1er avril 1971 portant création d'une Régie des Bâtiments forme la base légale du présent arrêté pour la Régie des Bâtiments.

Etant donné que le Roi, à l'article 2, alinéa 2 de la loi du 4 février 2000 portant création de l'Agence fédérale pour la Sécurité de la chaîne alimentaire et à l'article 22 de la loi du 20 juillet 2006 relative à la création et au fonctionnement de l'Agence fédérale des médicaments et des produits de santé est habilité par arrêté délibéré au Conseil des ministres à réglementer l'organisation et le fonctionnement des différents organismes d'intérêt public, ces articles peuvent également servir de base légale pour cet arrêté.

En ce qui concerne l'Agence fédérale d'accueil des demandeurs d'asile, la base juridique réside dans l'article 55, alinéa 2 de la loi du 12 janvier 2007 sur l'accueil des demandeurs d'asile et de certaines autres catégories d'étrangers.

En ce qui concerne l'Agence fédérale de la Dette, l'article 7 de la loi portant création de l'Agence fédérale de la Dette et suppression du Fonds des Rentes accorde au Roi la compétence de déterminer le fonctionnement et l'organisation de la maîtrise de l'organisation et de l'audit interne de l'Agence.

Deux autres catégories sont également comprises dans le champ d'application du présent arrêté, sans être mentionnées spécifiquement, à savoir les services administratifs à comptabilité autonome (art 2, alinéa 1er, 2° de la loi du 22 mai 2003) et les entreprises d'Etat (art 2, alinéa 1er, 4° de la loi du 22 mai 2003), qui disposent d'une autonomie de gestion mais sans personnalité juridique.

Définitions

Article 2

Afin de clarifier une série de termes, ceux-ci sont définis à l'article 2.

Service : définition de ce qu'il y a lieu d'entendre par « service » dans le présent arrêté royal.

Dirigeant : le responsable administratif le plus élevé au sein d'un service donné (président du comité de direction d'un service public fédéral, président d'un service public fédéral de programmation, chef de la Défense, administrateur général ou administrateur délégué d'un parastatal).

Comité d'audit de l'Administration fédérale : définition de ce qu'il y a lieu d'entendre par le « Comité d'audit de l'Administration fédérale » dans le présent arrêté.

Service fédéral d'audit interne : définition de ce qu'il y a lieu d'entendre par le « Service fédéral d'audit interne » dans le présent arrêté.

Maîtrise de l'organisation : définition de ce qu'il y a lieu d'entendre par « maîtrise de l'organisation » dans le présent arrêté.

Le remplacement du terme « contrôle interne » par le terme « maîtrise de l'organisation » remonte à la note « Pour une maîtrise globale des risques dans les SPF et SPP », proposée par le Ministre du Budget et approuvée par le Conseil des ministres le 30 juin 2006. Dans cette note, il était déjà précisé dans les définitions que le contrôle interne devait être compris dans le sens de la maîtrise anglo-saxonne. Ce changement de dénomination a en outre été motivé par de nombreuses fausses idées concernant le terme « contrôle interne », comme : il s'agit d'une couche de contrôle supplémentaire, il ne porte que sur les sujets financiers et budgétaires, il permet d'avoir une assurance totale concernant l'atteinte des objectifs. Ce changement de terminologie contribuera donc au renforcement du socle de soutien au sein de l'organisation.

Système pour la maîtrise de l'organisation : pour réaliser les six objectifs de la maîtrise de l'organisation, à savoir :

1) l'atteinte effective des objectifs fixés ;

2) la gestion efficiente des risques liés aux objectifs ;

3) le respect de la réglementation et des procédures ;

4) le fonctionnement efficace, efficient et éthique des services et l'allocation économique des ressources ;

5) la protection de leurs actifs et la prévention de la fraude ;

6) le respect de l'obligation de rendre compte,

chaque service définit une série d'initiatives pour mettre concrètement en oeuvre la maîtrise de l'organisation, compte tenu de la spécificité du service, comme la mission, les objectifs stratégiques, les activités et la taille du service.

L'ensemble de ces mesures collaboratives forme un système et peut être considéré comme une boîte à outils ou comme un soutien logistique à la mise en oeuvre concrète de la maîtrise de l'organisation dans le service.

Les mesures internes mentionnées peuvent différer quant à leur nature :

mesures relatives à la structure organisationnelle : outre la désignation d'un Coordinateur maîtrise de l'organisation et d'un Risk officer, il faut réfléchir à la structure optimale pour la mise en oeuvre de la maîtrise de l'organisation au sein du...

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