Circulaire n° E.T. 124.747 (AGFisc n° 43/2013) - système de caisse enregistreuse dans le secteur horéca, exécution de la loi du 30 juillet 2013, de l'arrêté royal du 1er octobre 2013 en exécution de cette loi et de l'arrêté royal du 30 décembre 2009, de 23 octobre 2013
Article M.
CHAPITRE 1er. - Généralités et champ d'application
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La Loi du 30 juillet 2013, relative à la certification d'un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca (Moniteur belge du 28 août 2013) décrit la procédure de certification et détermine les obligations qui incombent au fabricant ou à l'importateur.
L'arrêté royal du 1er octobre 2013, relatif aux modalités d'application en ce qui concerne la certification d'un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca (Moniteur belge du 8 octobre 2013, 3ème édition) détermine les exigences techniques du système de caisse ou du fiscal data module, les fonctions auxquelles doit satisfaire le système de caisse ou le fiscal data module et fixe les modalités du processus de certification.
L'arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée (ci-après dénommé AR n° 1) détermine quels sont les assujettis du secteur horeca tenus de délivrer un ticket de caisse au moyen d'un système de caisse enregistreuse et pour quelles opérations.
L'arrêté royal du 30 décembre 2009 fixant la définition et les conditions auxquelles doit répondre un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca (Moniteur belge du 31 décembre 2009, Edition 3, pp. 82981 - 82983, Moniteur belge du 26 janvier 2010, p. 3161, Moniteur belge du 25 juin 2013, pp. 40338-40339 et Moniteur belge du 27 juin 2013, pp. 40886-40887; ci-après dénommé AR du 30 décembre 2009) détermine les critères auxquels le système de caisse enregistreuse doit satisfaire en matière de taxe sur la valeur ajoutée.
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Cette circulaire clarifie les aspects techniques, par application de l'article 1er, et les modalités, par application des articles 2, 2e alinéa, 4, alinéa 1er et 8 de l'arrêté royal du 1er octobre 2013 en exécution de la loi du 30 juillet 2013 relative à la certification d'un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca.
En exécution des articles 2 et 2bis de l'AR du 30 décembre 2009, la présente circulaire comporte également un commentaire de ces dispositions et notamment des conditions auxquelles doit satisfaire le ticket de caisse enregistreuse.
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En outre, la présente circulaire définit les modalités d'exécution de l'article 5 de l'AR du 1er octobre 2013, plus particulièrement en matière de formalités à accomplir par les fabricants, les importateurs et les distributeurs lors de la procédure de certification des systèmes de caisse enregistreuse et des articles 2 et 2bis, de l'AR du 30 décembre 2009 en matière d'enregistrement des systèmes de caisse enregistreuse par les assujettis-exploitants.
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La notification telle que prévue par la Directive 98/34/CE du Parlement européen et du Conseil du 22 juin 1998 prévoyant une procédure d'information dans le domaine des normes et réglementations techniques, a été effectuée.
CHAPITRE 2. - Définitions
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Est visé par " système de caisse électronique " tout système de caisse qui fait usage d'un système de commande en temps réel et qui stocke les enregistrements dans sa mémoire de travail grâce à un système de compteurs. Lors de l'établissement d'un rapport Z (conformément à l'article 2, point 5, de l'AR du 30 décembre 2009), les compteurs sont lus et remis à zéro et les enregistrements effectués y sont résumés.
Est visé par " système de caisse PC-POS " tout système de caisse d'un point de vente qui comprend un ordinateur, quelle que soit la forme du hardware, avec un système de commande classique, et sur lequel est installé un logiciel de caisse. Ce logiciel de caisse établit des records lors de chaque enregistrement, dans un ou plusieurs fichiers. Lors de l'établissement d'un rapport Z (conformément à l'article 2, point 5, de l'AR du 30 décembre 2009), un query (une recherche) est effectué sur ces fichiers et est repris dans le rapport.
L'emploi du terme " système de caisse " dans cette circulaire vise toujours un système de caisse (électronique ou PC-POS), à utiliser comme élément d'un système de caisse enregistreuse horéca.
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Par " données introduites " comme mentionné à l'article 2, points 1 et 2, de l'AR du 30 décembre 2009, on entend :
- les enregistrements des livraisons de biens et des prestations de services (y compris le taux de T.V.A. applicable);
- l'enregistrement de début et de fin d'une prestation de travail;
- l'établissement de tickets de formation;
- l'établissement de tickets pro forma;
- les modifications de prix et de taux de T.V.A. applicable;
- les corrections et reprises;
- les ouvertures du tiroir-caisse via la fonction de caisse éventuellement prévue;
- l'établissement des rapports;
- les étapes de programmation et les modifications de configuration suivantes : dataclear, dump, toute forme de remise (reset), changements de configuration PLU, changements concernant les paramètres du système;
- chaque enregistrement (commande, reprise, correction, modification, transfert d'une table,...) au sein d'une fonction de gestion des tables ou de gestion des clients, ou au sein d'une fonction qui peut temporairement interrompre, mettre en pause ou reprendre un enregistrement.
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Est visé par event tout événement qui se produit dans le système de caisse et pour lequel des données sont envoyées vers et/ou sont reçues du module de contrôle prévu à l'article 2, point 7, de l'AR du 30 décembre 2009, tel que défini au chapitre 3, numéros 36 à 40 de cette circulaire. Ces events sont composés de deux éléments : le type d'évent et le type de transaction. Chaque event est dès lors une combinaison d'un type d'event et d'un type de transaction.
Les types d'events suivants sont distingués ci-après :
- NORMAL
- TRAINING
- PRO FORMA
En outre, chaque event se compose également d'un des types de transaction suivants :
- SALES
- REFUND
Les différents types d'event et de transaction seront dotés par le système de caisse enregistreuse d'un code qui pourra aisément être distingué des autres, afin que le module de contrôle puisse l'interpréter sans ambiguïté. Les différentes combinaisons de code possibles sont exposées dans le tableau ci-dessous.
TYPE D'EVENT TYPE DE TRANSACTION CODE NORMAL SALES NS NORMAL REFUND NR TRAINING SALES TS TRAINING REFUND TR PRO FORMA SALES PS PRO FORMA REFUND PR -
Le " ticket de caisse T.V.A. " (type d'event NORMAL, type de transaction SALES) tel que prévu à l'article 2, point 4, de l'AR du 30 décembre 2009, désigne tout ticket de caisse généré alors que le système de caisse se trouvait en mode d'enregistrement normal, qui est utilisé pour enregistrer la livraison de biens et/ou de services, la prestation de travail, y compris les corrections et remises enregistrées au sein du mode d'enregistrement normal au moyen des fonctions de correction et de remise. C'est ce ticket qui doit être délivré par le système de caisse enregistreuse, conformément aux dispositions de l'article 21bis de l'AR n° 1. Le ticket de reprise mentionné ci-après doit, conformément à ces dispositions, également être considéré comme un ticket de caisse T.V.A.. Les reprises doivent toujours être enregistrées séparément dans un ticket de reprise (code NORMAL REFUND, voir ci-après). Le montant total d'un ticket de caisse T.V.A. (code NORMAL SALES) ne peut, par conséquent, jamais être négatif.
Le " ticket de reprise (type d'event NORMAL, type de transaction REFUND) " désigne tout ticket de caisse généré alors que le système de caisse se trouve en mode reprise (" refund modus ") ou en mode de correction (" void modus ") et qui comporte :
- des données indiquant qu'un ticket généré au préalable comportait des éléments inexacts;
- ou des éléments relatifs au remboursement de biens retournés (remboursés) ou portés en compte à un prix trop élevé.
Ce ticket de reprise ne comporte que des montants négatifs, extournés. N'est dès lors pas visée ici la monnaie rendue au client.
Le " ticket de formation " (type d'event TRAINING, types de transaction SALES et REFUND) désigne tout ticket de caisse généré alors que tout le système de caisse se trouve en mode formation ou généré par un utilisateur qui se trouve en mode formation, l'utilisateur étant toute personne qui enregistre des opérations sur le système de caisse.
Est visé par " ticket pro forma " (type d'event PRO FORMA, types de transaction SALES et REFUND) :
- tout ticket de caisse généré alors que tout le système de caisse se trouve en mode pro forma ou généré en sélectionnant cette fonction pro forma, pour les livraisons ou services gratuits ou offerts. Il comporte par conséquent des données similaires à celles d'un ticket de caisse T.V.A.;
- chaque enregistrement (commande, reprise, correction, modification, transfert d'une table, transfert d'une table vers un compte client,...) au sein d'une fonction de gestion des tables ou de gestion des clients, ou au sein d'une fonction qui peut temporairement interrompre, mettre en pause ou reprendre un enregistrement;
- la dénommée addition provisoire ou l'aperçu d'addition effectués durant l'utilisation de la fonction gestion de table, qui donnent un aperçu des commandes enregistrées et /ou du montant à payer, avant la finalisation du ticket de caisse T.V.A.
Ceci implique que le contenu d'une réservation peut se retrouver sur plusieurs tickets : sur le ticket pro forma de la commande, modification,..., sur le ticket pro forma " addition provisoire " et sur le ticket de caisse T.V.A. définitif.
L'attention est attirée sur le fait que tout enregistrement de vente entamé doit, peu importe la fonction ou le type d'event, donner lieu en fin de compte à un ticket de caisse, même si la valeur totale de ce ticket est égale à zéro.
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Les données de contrôle désignent les données reçues du module de contrôle par le système de caisse et qui doivent être imprimées dans le bas du ticket, selon les modalités décrites au chapitre 5, n° 45.
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Le module de contrôle désigne le module tel que défini à l'article 2, alinéa 1er, de la Loi du 30 juillet 2013. Ce module de contrôle est...
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